← Powrót

Instrukcja Obsługi KSEFtoEDI

KSEFtoEDI to profesjonalne narzędzie przeznaczone do automatycznej, lokalnej konwersji faktur ustrukturyzowanych z formatu KSeF (FA3 XML) do formatu EDI, obsługiwanego przez popularne systemy księgowe (np. Ekonom).

1. Wymagania i Struktura Plików

Aby program działał poprawnie, nie wymaga instalacji w systemie, ale musi znajdować się w osobnym folderze wraz ze wszystkimi plikami konfiguracyjnymi. Upewnij się, że w głównym folderze aplikacji znajdują się:

• KSEFtoEDI.exe – główny plik uruchomieniowy aplikacji.
• ksef_to_edi.dll – kluczowa biblioteka systemowa zawierająca silnik przetwarzania danych. Jej obecność jest absolutnie niezbędna do prawidłowego funkcjonowania programu i uruchomienia procesu konwersji.
• ksef/ – folder wejściowy (zostanie utworzony automatycznie, jeśli nie istnieje).
• edi/ – folder wyjściowy (zostanie utworzony automatycznie, jeśli nie istnieje).

2. Pierwsze Uruchomienie i Aktywacja

Program zabezpieczony jest systemem licencji przypisywanym bezpośrednio do fizycznego sprzętu (HWID). Przy pierwszym uruchomieniu zostaniesz poproszony o aktywację darmowego, 3-dniowego okresu próbnego.

1. Uruchom aplikację KSEFtoEDI.exe. Program wygeneruje Twój unikalny kod HWID i sprawdzi jego status na serwerze autoryzacyjnym.
2. Na dole okna kliknij niebieski przycisk AKTYWUJ.
3. Otworzy się okno przeglądarki. Wpisz swój adres e-mail w odpowiednim polu, aby przypisać go do licencji i rozpocząć darmowy okres Trial.
4. Wróć do programu. Aplikacja automatycznie odświeży status. Jeśli proces przebiegł pomyślnie, przycisk zmieni kolor na zielony z napisem AKTYWNE, a główny przycisk konwersji zostanie odblokowany.

Po wygaśnięciu okresu próbnego, program zablokuje możliwość konwersji plików, a główny przycisk zmieni kolor na pomarańczowy z napisem ZAKUP. Kliknięcie go przeniesie Cię do bezpiecznej bramki płatności. Po zaksięgowaniu wpłaty program odblokuje się automatycznie.

3. Proces Konwersji (Krok po kroku)

Konwersja paczek faktur została zaprojektowana w taki sposób, aby wymagała jak najmniejszej liczby kliknięć:

1. Przygotowanie plików: Kliknij przycisk 📁 KSEF w programie. Otworzy się folder ksef. Skopiuj do niego pobrane z systemu Ministerstwa Finansów pliki .xml (faktury ustrukturyzowane).
2. Uruchomienie konwersji: Wróć do programu i kliknij główny przycisk KONWERTUJ. Pasek postępu poniżej wskaże status operacji. Program automatycznie analizuje pozycje, czyści nieprawidłowe znaki końca linii i konwertuje kodowanie na zgodne z polskimi znakami (Windows-1250).
3. Odbiór gotowych plików: Po zakończeniu procesu usłyszysz sygnał dźwiękowy, a na ekranie automatycznie otworzy się folder edi. Znajdziesz tam gotowe pliki z przedrostkiem EDI_ (np. EDI_6523456366-20260206.xml), które są gotowe do zaczytania w Twoim systemie księgowym.

4. Dodatkowe funkcje interfejsu

• Kopiowanie HWID: Twój identyfikator sprzętowy wyświetla się w głównym oknie. Wystarczy na niego kliknąć lewym przyciskiem myszy (kursor zmieni się w "rączkę"), aby automatycznie skopiować go do systemowego schowka.
• Podgląd licencji: Tuż pod wskaźnikiem HWID znajduje się dokładna data ważności Twojej bieżącej licencji.
• Tooltipy (Podpowiedzi): Po najechaniu kursorem na dowolny przycisk w programie, pojawi się niewielki "dymek" z krótkim wyjaśnieniem jego funkcji.

5. Rozwiązywanie Problemów

W przypadku napotkania trudności z obsługą, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami:

• Komunikat "Brak plików XML!": Upewnij się, że pliki umieszczone w folderze ksef posiadają prawidłowe rozszerzenie .xml. Puste foldery lub pliki w formacie .pdf nie będą przetwarzane przez silnik konwertera.
• Komunikat "Brak ksef_to_edi.dll": Przypadkowo usunięto główną bibliotekę programu. Pobierz ponownie paczkę z aplikacją z naszej oficjalnej strony internetowej i wypakuj wszystkie pliki do jednego, wspólnego folderu.
• Błąd połączenia / Program zatrzymał się na "Weryfikacja...": Sprawdź swoje połączenie z internetem. Aplikacja wymaga dostępu do sieci podczas uruchamiania, aby móc bezpiecznie zautoryzować Twoją licencję sprzętową.

← Powrót